私なりのNozbeの使い方 (2)実際の運用編

前回の(1)から随分と時間があいてしまいました。もうちょっとまとめるつもりでいたのですが、あまり書くことがなくて、そのままにしてしまっていました。ですが結構、Nozbe関係のアクセスが多いので、ここらでひとまず公開しておきたいと思います。

まずざっと運用ルールの確認ですが、こんな感じです。

  • 全てのアイテムを受信箱に入れる(iPhoneから、PCから、Gmailから、Googleカレンダーから、ロディアから・・・)
  • すぐできるものはその場でやる(2分ルール)
  • それ以外の全てのアイテムにコンテキストとプロジェクトを付与して受信箱からなくす
  • その際、締切があるものについては期日を付与する
  • 当日ないしすぐにやるべきものについてスターを付与する
  • 以上のようにして受信箱はなるべく空の状態にしておく
  • 一日の仕事のおわりにはスターをゼロにする

スターがゼロにならなかった場合について

  • 複数の細かいタスクに分解する
  • 5分だけ、など時間を決める
  • ここまで、とマイルストーンを決める
  • そもそもやるべきものかどうかを再検討する

という感じで、ほんとにシンプルで、これですべてかな・・・という感じです。もうちょっとまとめるつもりで、なかなかまとまらなかったのは、シンプルだからかもしれません。

あといくつか補足です。

他のツールからInboxに入れるタイミングですが、これは移動中とか喫茶店ののマドワーク中とか、いろいろです。Inboxに全部入ったら仕分けするのですが、状況によりますが、細かいタスクが多い場合など、そのままInboxのままで一日くらいかけて処理していくほうがなんとなくやりやすい時もあります。Inboxでチェックがどんどん入っていくのが気持ちがいいからです。ですがそうすると、自宅ですべきことが自宅コンテキストとInbox(プロジェクト)の2つにまたがっていたり、ということもあるので注意が必要です。

それからWebのほうですが、最近はほとんどiPhoneからのみで、Webのインタフェースを使うことはほぼなくなりました。使うとすれば、新しいプロジェクトをつくってラベルをつけるとか、一気に多数のタスクをインポートするときとか、メンテナンス的なときのみですね。

あと、思いつきをメモしたときなど、いつかやる、のタスクだと思いつつ、よく考えたら単にアイデアだなーということがあります。その場合、いつかやるプロジェクトで管理してもいいのですが、Evernoteなどでアイデア専用のノートブックをつくるなどして、そちらにまとめても良いかもしれません。Evernoteへメールで送るようにするといいでしょう。人によってはNozbeに入れておいたほうがよく見る、という人もいるでしょう。お好みだと思います。

最後に・・・スターをゼロにする、と書いていますが、なかなか出来ていません。だんだんと溜まってきます。これはまあ、ツールとは別の問題ですねえ・・・。

また気付いたことなどあれば、続きものとして書いていきたいと思います。

私のGTD、そのツールの変遷

GTDを知ったのは2006年くらいだったと思うのですが、とにかく頭の中のものを全て出しきって分類しておくことで、頭の中のモヤモヤ感がスッキリするし、仕事をするうえで「何か忘れていないかなー」というような不安がなくなって、それ以来、基本的にはGTDベースの仕事の進め方をしてきました。

最初に使っていたツールはHipsterPDA、情報カードを束にしてクリップで止めてポケットに入れて持ち歩く、というやつです。いつでも手書きでメモが出来る、精密機器と違って気を使わなくていい、かきなぐりのメモにもできるなど、いい意味での気楽さは重宝しました。しかしチェックを入れて消していくうちに、頻繁にリストを書き直す必要があったり、すぐに閲覧できるのは表と裏それぞれの最前面の2枚しかなく、閲覧性の点で課題がありました。

その後、B5サイズのルーズリーフを使ってやってみた時期がありましたが、これまた書き直しの手間がかかるのがイヤですぐに挫折。それからシステム手帳のメモ欄を使ったり、スーツの内ポケットに入る程度のアドレス帳を転用したり、いろいろ試してみましたが、書き直しの手間が面倒で使わなくなるのがパターン化してしまいました。

そこで少しアプローチを変えて、check*pad というWebサービスを使うようになりました。パソコンの前でしかチェックできないという点はありましたが、基本的にはデスクワークが多く、外出時には用件は1つ、という仕事でしたので、しばらくはこれで落ち着いていた感があります。

しかしその後、仕事が外回り中心になってきたので、また紙ベースに戻さざるを得なくなり、当時よく使っていたB5サイズの大学ノートに書いてみたのですが、やはりタスクの転記や書き直しがどうしようもなく面倒で、しまいにはタスク管理を半ば放棄していた時期もありました。よくそれで仕事が回ったものですが・・・。

今年から「ほぼ日手帳カズン」を使うようになって、少々かさばるものの結構気に入ったので、手帳のフリースペースや週間バーチカルページなどを使って、よっこらせ、と気持ちを入れなおしてタスク管理を再開しましたが、いつものパターンで、ページを探すのが手間だと感じるようになりました。

そこでほぼ日手帳とは別途、ToDo用の小さい手帳を2パターンくらい使ってみました。手のひらに収まるサイズのメモ帳や、B7サイズのルーズリーフなどです。ですがやはり紙ベースの場合は書き直しの手間や方方に散らばって収集つかなくなるという課題に戻ってきて頓挫、という感じでした。

iPhone4を購入したのはこのタイミングで、最初のうちは「いくらなんでも全部iPhoneに入れるのはどうなんだろうか」と意味なく警戒していましたが、データを入れれば入れるほど便利になることが実感できたので、スケジュール帳をシフト、ついでToDoリストもiPhoneベースにすることにしました。

といってもここから紆余曲折があって、最初は「GeeTasks」とともにGoogleタスクを使っていましたが、何かしっくり来ない感じ。前にも書きましたが、「Remember The Milk」「Appigo ToDo」「Toodledo」「Things」「OmniFocus」「Doit.im」など、結構これ全部アプリも買って試したんですが、結局は「GeeTasks」に戻ってしまうのでその都度タスクのマイグレーション&フォールバックが大変でした。

その後、本を読んで「Nozbe」のことを知り、エイヤで思い切って移行してみて、GTDを初めて以来最もしっくりくる形で自分なりのGTDが実践できているかな、という今の状況に至ります。

「Nozbe」はさすがGTDにほぼ忠実ですし、操作性も良いです。最初は年間契約のコストのことが気になっていましたが、これだけ便利なら別に年間1万円以内のコストは全然気にならないなという感じです。

ここまで書いていて思ったのは、私には紙ベース、手帳ベースでタスク管理をすることができない、ということです。だいたいからして字がきたないですからね。まあ好き嫌い、向き不向きあるかと思いますので、あくまで私の場合は、ということですが、いかに楽にできて無駄や手間を感じないか、という点が重要のようです。

こういうツールのレビューとか、あるいは誰かにコツみたいなものを聞いたら、みんなそれぞれ自分がうまく行っているツールを紹介するものですが、個人個人、向き不向きや相性がありますので、最終的には自分が良いと思えるツールが一番良いいのではないかなーというのが紆余曲折してきた自分なりの結論です。

何事もそうですが、あんまり周りに惑わされずに、自分流を極めるのが一番です。

Nozbeメモ~プロジェクトのラベルについて

プロジェクトの設定項目の中にラベル(Label)というものがあって、これが複数設定できるようなのですが、これは何だろうかと思っていました。マニュアルみてもよくわからないので、試しに入れてみました。

ようするに「プロジェクトにつけるタグ」であって、ラベルというタグでプロジェクトを分類するもののようです。

プロジェクトに直接、以下のように分類をしてもいいですが、

  • A社_HP作成
  • A社_会社案内作成
  • B社_ITコーチング
  • B社_社員研修

例えばA社とかB社といったラベルをつけることで、プロジェクトのフィルタ表示ができるようになります。

その分、プロジェクトの名前だけで区分がわからない、ということにもなりますが、そのあたりはお好みで使っても使わなくても良いのかなと思います。

覚書でした。

私なりのNozbeの使い方 (1)コンテキストとプロジェクトの準備編

Nozbeを使い始めてから一週間程度ですが、随分と馴染んできましたし、ここに全て入っているという安心感もあって、使うのが楽しくなってきました。

ここまでのところ、Nozbeを使ったGTD、ただし私・ヨシカワ流という感じではありますが、どのように使っているかをメモしていきたいと思っています。今日は第一弾として、実際に使い始める(タスクを入れ始める)までの準備段階についてです。

コンテキストの設定

まずはコンテキストの設定です。コンテキストとは、例えば「オフィスのデスクに座っているとき」とか「外出して外を歩いているとき」とか、状況のことだと理解しています。私のNozbeに入っているコンテキストは以下の通りです。

  • 自宅
  • オフィス
  • 外出先
  • iPhone
  • PC
  • blog
  • アイデア
  • 実家
  • Waiting

コンテキストを設定することで、タスクをコンテキストごとに振り分けていくわけですが、例えば「自宅」コンテキストであれば、自宅に居るときにやるべきことリストになります。「オフィス」コンテキストには、オフィス(仕事場)に居るときにやるべきことが並びます。

私の場合、SOHOで自宅の書斎がオフィスを兼ねていますので、物理的なコンテキストというよりは、いま自分がどんな役割としてここにいるか、ということだと思っています。つまり書斎=オフィスに居たとしてもマンガを読んでいれば「自宅」コンテキストになるでしょうし、リビングに居るときでもちょっとiPhoneを持って仕事モードなら「オフィス」コンテキストです。

便利なのは「外出先」コンテキストで、外を歩いている最中に、例えば郵便局で切手を買わないといけないとか、銀行でお金を下ろすとか、そういった細々とした雑務(仕事、プライベート含め)を入れておきます。そうすることで外出前に、今日うろうろしながら出来ればやっておきたいことが何か、明らかにすることができます。また調査とか時間つぶしで本屋に行ったとき、ふと「外出先」コンテキストを見ると、気になる本のことが書いてあったら、ちょっと立ち読みします。私の場合、「外出先」コンテキストが買い物リストを兼ねています。お好みで別々に作っても良いと思います。

「iPhone」のところですが、これは少し本来のGTDと違うかもしれません。一般的なGTDだと、「iPhoneを操作しているときにやるべきこと」リストになるんじゃないかと思うのですが、私の場合は「iPhoneの活用としてこれからやるべきこと」で、具体的には「FTPクライアントを入れる」だとか、「GoodReaderの使い方をマスターする」だとかといったことが入っています。

これはひとつには、Nozbeを使う前の「GeeTasks」の時に、そのように「iPhone」というリストを作っていたので、それをコンテキストに当てはめたからです。iPhoneの使いこなしという観点でいうと、本来はプロジェクトのほうが近いのかもしれません。また、わざわざ「iPhoneを操作しているときにやるべきこと」というコンテキストをつくらなくても、つまりそれは私にとっては仕事に関することで、、「オフィス」コンテキストに入っている、という理由もあります。

同様に「PC」は「PC環境の整備や使いこなしとしてやるべきこと」で、「blog」は「ブログに書きたいネタ」です。繰り返しになりますが、長期に渡るプロジェクトとしてもおかしくないのだと思うのですが、あまりプロジェクトばかりになるとプロジェクトのビューが見づらくなるので、というただそれだけの理由でコンテキストにしています。そういうのはどうなんやろうなーと思いつつ、自分にとって使いやすい環境であればいいか!と開き直っています。

プロジェクトの設定

次にプロジェクトですが、例えばA社関係の仕事がひとつのプロジェクトになりますし、プライベートでも例えば「英語をマスターする!」というプロジェクトがあってもいいでしょう。

プロジェクト名のつけ方ですが、仕事については「クライエント名_プロジェクト名」としています。プライベートなプロジェクトはそのままです。

  • YFP_ITAS (吉川FP事務所のITアドバイザリーサービス)
  • FPCC_HPリニューアル (FPxCCのHPリニューアル)
  • XXU_CCO (XX大学のキャリアカウンセリング)
  • パパ (子どもをいろんなところに連れて行って遊ぶというプロジェクト)
  • XXの会 (主催している勉強会についてのタスク)

まあ、自分でわかる書き方なら何でもいいと思います。ただNozbeのiPhoneアプリでは、一画面に収まる文字数が結構少ないので、上記のように略号化しています。

こういったわかりやすいプロジェクト分類とは別に、少し特殊なプロジェクトもつくっています。

  • No Project
  • NA_XX
  • SD_XX

まず「No Project」についてです。

基本的にGTDでいうプロジェクトは、やるべきことが段階的で複数あって、ToDoを一覧で管理しておくべき仕事、という感じでしょうか。だから郵便局に行くとか野菜を買うとか、そういったことはプロジェクトには入りません。

しかしここで少し注意が必要なのは、Nozbeでは全てのタスクが何らかのプロジェクトに属する必要があるということです。何もプロジェクトを付与しないと、実は「受信箱(Inbox)」というプロジェクトに属したままになりますので、これではInboxをなるべく空に保つというルールに反します。

そこで私は「No Project」というプロジェクトを作り、どのプロジェクトにも属さない単発のタスク、複数あるけど複雑ではないタスクの集団は全てここに入れています。

当初、「自宅雑務」、「仕事雑務」など、プロジェクトではないタスクを入れるためのプロジェクトを複数作っていたのですが、「自宅雑務」プロジェクトのタスクは結局「自宅」コンテキストにも入りますし、「仕事雑務」プロジェクトのタスクは同様に「オフィス」コンテキストに並びます。私の使い方なら、わざわざ同じような2つのプロジェクトとコンテキストを重複して付ける必要はないと気づきました。

また、別に全部をプロジェクトにしてコンテキストを使わないようにしてもよかったのですが、Nozbeのインタフェースの問題かもしれませんが、プロジェクトの画面ばかり長くなってしまうので、適度にコンテキストに分けた、という理由もありました。

それから「NA_XX」というプロジェクトですが、これは「NA_キャリアカウンセラー」などとしており、NAはNext Actionの意味です。

何かというと「キャリアカウンセラーとして取るべき次の行動や計画」で、「キャリアカウンセラーの勉強会を立ち上げる」といったプロジェクトになる前のざっくりとしたタスクとか、「XX協会のカウンセラー資格を取得する」といったやることは明確だけどまだ時期が来ていないタスクとか、まだコンテキストに入ってしっかりやっていくぞ、という一段階前のタスクを入れています。そういう意味ではGTDでいうところの「いつかやる」に近いかもしれません。

「SD_XX」がSomedayの略で、「SD_いつかやる」、「SD_いつか行く」という2つのプロジェクトを作っています。文字通り、まだいつになるかわからない、ひょっとしたらしないかもしれないけど、やってみたいと思っていること、行きたいと思っていること、などを入れています。別にひとつでも良いかと思いますが、昔からこの2つに分けていたので、その流れで2つにしています。

「SD_いつかやる」には、「キャリアカウンセラー100人の勉強会をやる」とか「英語をマスターする」とか「カウンセリングルームを構える」とか、自分にとっての夢や目標、できたらいいなっていうことを入れています。

「SD_いつか行く」には、「北海道の利尻に行く」、「瀬戸内海を自転車で渡る」、「NYのメトロポリタン美術館」などが入っています。

「SD_XX」はプロジェクトでいいのかどうか、意見の分かれるところかもしれません。同様に「Waiting」はコンテキストでいいのかどうか、私も迷っています。でもまあプロジェクトかコンテキストか、何かしらのタグがついていたらいいか、程度に思っています。

ということで・・・。

ひとまず今回はコンテキストとプロジェクトの設定までです。結構ややこしくなってしまいましたが、イチから始める場合は、コンテキストは

  • オフィス
  • 自宅
  • 買い物

の3つくらいから初めてもいいかと思います。同様にプロジェクトも、すぐに思いつくような自分にとってのプロジェクトだけか、せいぜい、

  • No Project
  • いつかやる

くらいでいいでしょう。逆に、最初から自分の仕事のやり方において、どんなプロジェクト分けとどんなコンテキストが最適かなど、やりながらでしかわかりませんから、最初は小さく初めて徐々に整理していくのが良いのではないでしょうか。

準備編といいつつ、かなり運用面のことも書いてしまいましたが、次回は改めて、運用ルールについてのエントリーを書きたいと思います。

NozbeでGTD実践中

なんやかんやいいつつ、懲りずに新しいToDo管理アプリを入れてみました。もっと性格にいうと、GTDのワークフローを実現するためのアプリです。

きちんとGTDに向きあってみて、あるいはNozbeの使い方に沿ってタスクを入力してみて、ひとつ気になっているのが、コンテキストとプロジェクトの違いです。

またNozbeではInboxがひとつのプロジェクトになっています。そして各タスクにはプロジェクトを必ず割り振らなくてはいけない、という仕様のようです。

従いまして、まずはInboxという入れ物にタスクが入ります。ここでコンテキストを割り当てるのはいいのですが、プロジェクトを何か指定しないと、ずっとInboxに入ったままということになります。ちなみにコンテキストは割り当てなくてもOKで、かつ、複数のコンテキストをAddすることができます。

私の理解や感覚では、むしろコンテキストのほうが全てのタスクに付与されるものであって、全てがプロジェクトだとは限らない、と思うのですが・・・。

そうは言ってもそのような仕組みのようなので、ひとまず、「その他」みたいなプロジェクトを作って、どのプロジェクトにも割り当てられないタスクはそこに放り込んで行こうかと思っています。

ちなみにNozbeを入れてみた理由ですが、これまでGeeTasksではコンテキストとプロジェクトという概念がなく単にタスクリストを並べるだけなので、コンテキストかプロジェクトのどちらかに所属する、という感じで入れていて、シンプルはシンプルなのですが、やはりそれはそれで違和感があったので、ちょっときちんとしたGTDでやってみようかと思ったからです。