私なりのNozbeの使い方 (1)コンテキストとプロジェクトの準備編

Nozbeを使い始めてから一週間程度ですが、随分と馴染んできましたし、ここに全て入っているという安心感もあって、使うのが楽しくなってきました。

ここまでのところ、Nozbeを使ったGTD、ただし私・ヨシカワ流という感じではありますが、どのように使っているかをメモしていきたいと思っています。今日は第一弾として、実際に使い始める(タスクを入れ始める)までの準備段階についてです。

コンテキストの設定

まずはコンテキストの設定です。コンテキストとは、例えば「オフィスのデスクに座っているとき」とか「外出して外を歩いているとき」とか、状況のことだと理解しています。私のNozbeに入っているコンテキストは以下の通りです。

  • 自宅
  • オフィス
  • 外出先
  • iPhone
  • PC
  • blog
  • アイデア
  • 実家
  • Waiting

コンテキストを設定することで、タスクをコンテキストごとに振り分けていくわけですが、例えば「自宅」コンテキストであれば、自宅に居るときにやるべきことリストになります。「オフィス」コンテキストには、オフィス(仕事場)に居るときにやるべきことが並びます。

私の場合、SOHOで自宅の書斎がオフィスを兼ねていますので、物理的なコンテキストというよりは、いま自分がどんな役割としてここにいるか、ということだと思っています。つまり書斎=オフィスに居たとしてもマンガを読んでいれば「自宅」コンテキストになるでしょうし、リビングに居るときでもちょっとiPhoneを持って仕事モードなら「オフィス」コンテキストです。

便利なのは「外出先」コンテキストで、外を歩いている最中に、例えば郵便局で切手を買わないといけないとか、銀行でお金を下ろすとか、そういった細々とした雑務(仕事、プライベート含め)を入れておきます。そうすることで外出前に、今日うろうろしながら出来ればやっておきたいことが何か、明らかにすることができます。また調査とか時間つぶしで本屋に行ったとき、ふと「外出先」コンテキストを見ると、気になる本のことが書いてあったら、ちょっと立ち読みします。私の場合、「外出先」コンテキストが買い物リストを兼ねています。お好みで別々に作っても良いと思います。

「iPhone」のところですが、これは少し本来のGTDと違うかもしれません。一般的なGTDだと、「iPhoneを操作しているときにやるべきこと」リストになるんじゃないかと思うのですが、私の場合は「iPhoneの活用としてこれからやるべきこと」で、具体的には「FTPクライアントを入れる」だとか、「GoodReaderの使い方をマスターする」だとかといったことが入っています。

これはひとつには、Nozbeを使う前の「GeeTasks」の時に、そのように「iPhone」というリストを作っていたので、それをコンテキストに当てはめたからです。iPhoneの使いこなしという観点でいうと、本来はプロジェクトのほうが近いのかもしれません。また、わざわざ「iPhoneを操作しているときにやるべきこと」というコンテキストをつくらなくても、つまりそれは私にとっては仕事に関することで、、「オフィス」コンテキストに入っている、という理由もあります。

同様に「PC」は「PC環境の整備や使いこなしとしてやるべきこと」で、「blog」は「ブログに書きたいネタ」です。繰り返しになりますが、長期に渡るプロジェクトとしてもおかしくないのだと思うのですが、あまりプロジェクトばかりになるとプロジェクトのビューが見づらくなるので、というただそれだけの理由でコンテキストにしています。そういうのはどうなんやろうなーと思いつつ、自分にとって使いやすい環境であればいいか!と開き直っています。

プロジェクトの設定

次にプロジェクトですが、例えばA社関係の仕事がひとつのプロジェクトになりますし、プライベートでも例えば「英語をマスターする!」というプロジェクトがあってもいいでしょう。

プロジェクト名のつけ方ですが、仕事については「クライエント名_プロジェクト名」としています。プライベートなプロジェクトはそのままです。

  • YFP_ITAS (吉川FP事務所のITアドバイザリーサービス)
  • FPCC_HPリニューアル (FPxCCのHPリニューアル)
  • XXU_CCO (XX大学のキャリアカウンセリング)
  • パパ (子どもをいろんなところに連れて行って遊ぶというプロジェクト)
  • XXの会 (主催している勉強会についてのタスク)

まあ、自分でわかる書き方なら何でもいいと思います。ただNozbeのiPhoneアプリでは、一画面に収まる文字数が結構少ないので、上記のように略号化しています。

こういったわかりやすいプロジェクト分類とは別に、少し特殊なプロジェクトもつくっています。

  • No Project
  • NA_XX
  • SD_XX

まず「No Project」についてです。

基本的にGTDでいうプロジェクトは、やるべきことが段階的で複数あって、ToDoを一覧で管理しておくべき仕事、という感じでしょうか。だから郵便局に行くとか野菜を買うとか、そういったことはプロジェクトには入りません。

しかしここで少し注意が必要なのは、Nozbeでは全てのタスクが何らかのプロジェクトに属する必要があるということです。何もプロジェクトを付与しないと、実は「受信箱(Inbox)」というプロジェクトに属したままになりますので、これではInboxをなるべく空に保つというルールに反します。

そこで私は「No Project」というプロジェクトを作り、どのプロジェクトにも属さない単発のタスク、複数あるけど複雑ではないタスクの集団は全てここに入れています。

当初、「自宅雑務」、「仕事雑務」など、プロジェクトではないタスクを入れるためのプロジェクトを複数作っていたのですが、「自宅雑務」プロジェクトのタスクは結局「自宅」コンテキストにも入りますし、「仕事雑務」プロジェクトのタスクは同様に「オフィス」コンテキストに並びます。私の使い方なら、わざわざ同じような2つのプロジェクトとコンテキストを重複して付ける必要はないと気づきました。

また、別に全部をプロジェクトにしてコンテキストを使わないようにしてもよかったのですが、Nozbeのインタフェースの問題かもしれませんが、プロジェクトの画面ばかり長くなってしまうので、適度にコンテキストに分けた、という理由もありました。

それから「NA_XX」というプロジェクトですが、これは「NA_キャリアカウンセラー」などとしており、NAはNext Actionの意味です。

何かというと「キャリアカウンセラーとして取るべき次の行動や計画」で、「キャリアカウンセラーの勉強会を立ち上げる」といったプロジェクトになる前のざっくりとしたタスクとか、「XX協会のカウンセラー資格を取得する」といったやることは明確だけどまだ時期が来ていないタスクとか、まだコンテキストに入ってしっかりやっていくぞ、という一段階前のタスクを入れています。そういう意味ではGTDでいうところの「いつかやる」に近いかもしれません。

「SD_XX」がSomedayの略で、「SD_いつかやる」、「SD_いつか行く」という2つのプロジェクトを作っています。文字通り、まだいつになるかわからない、ひょっとしたらしないかもしれないけど、やってみたいと思っていること、行きたいと思っていること、などを入れています。別にひとつでも良いかと思いますが、昔からこの2つに分けていたので、その流れで2つにしています。

「SD_いつかやる」には、「キャリアカウンセラー100人の勉強会をやる」とか「英語をマスターする」とか「カウンセリングルームを構える」とか、自分にとっての夢や目標、できたらいいなっていうことを入れています。

「SD_いつか行く」には、「北海道の利尻に行く」、「瀬戸内海を自転車で渡る」、「NYのメトロポリタン美術館」などが入っています。

「SD_XX」はプロジェクトでいいのかどうか、意見の分かれるところかもしれません。同様に「Waiting」はコンテキストでいいのかどうか、私も迷っています。でもまあプロジェクトかコンテキストか、何かしらのタグがついていたらいいか、程度に思っています。

ということで・・・。

ひとまず今回はコンテキストとプロジェクトの設定までです。結構ややこしくなってしまいましたが、イチから始める場合は、コンテキストは

  • オフィス
  • 自宅
  • 買い物

の3つくらいから初めてもいいかと思います。同様にプロジェクトも、すぐに思いつくような自分にとってのプロジェクトだけか、せいぜい、

  • No Project
  • いつかやる

くらいでいいでしょう。逆に、最初から自分の仕事のやり方において、どんなプロジェクト分けとどんなコンテキストが最適かなど、やりながらでしかわかりませんから、最初は小さく初めて徐々に整理していくのが良いのではないでしょうか。

準備編といいつつ、かなり運用面のことも書いてしまいましたが、次回は改めて、運用ルールについてのエントリーを書きたいと思います。

私なりのNozbeの使い方 (1)コンテキストとプロジェクトの準備編” への2件のコメント

  1. 先日、Nozbeアプリを購入したものの使い方がわからずほったらかしになっていました。でも、このサイトのおかげで、やる気になりました。
    ご丁寧な説明を、本当にありがとうございました。

    (主婦)

  2. lightさま

    コメントありがとうございます。
    新しいツールは、最初は馴染めなかったり、ハードルが高かったりするかと思いますが、気分が乗ってきたときに、自分流で使いたいように使っていくのが一番かと思います。うまくご活用されることをお祈りしております。

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